¿QUÉ ES EL FORMATO CONDICIONAL EN EXCEL?
El FORMATO
CONDICIONAL es una herramienta de Excel que permite aplicar
automáticamente un formato determinado a aquellas celdas que cumplen con
ciertos requisitos. Esto permite encontrar y destacar valores de manera
más rápida y visual.
¿PARA QUÉ SIRVE EL FORMATO CONDICIONAL?
Finalidad:
El formato condicional cambia la apariencia de las celdas en función de si
cumple una condición. En el caso de no cumplir la condición, la celda
mantendrá el formato original.
CARACTERÍSTICAS:
Las
reglas que se crean para el formato condicional pueden ser reglas basadas en
valores de celda o basadas en fórmulas.
VENTAJAS:
Facilita
el proceso de resaltar celdas o analizar datos de manera visual. Además,
permite encontrar los valores buscados rápidamente.
Esta
herramienta se puede usar en cualquier tipo de matriz de datos, incluso en
tablas dinámicas, otro uso común del formato condicional, es destacar filas
alternas.
¿CÓMO APLICAR EL FORMATO CONDICIONAL EN EXCEL?
Para
aplicar un formato condicional a ciertos datos, lo primero que debes hacer es
seleccionar los datos y luego, en la pestaña Inicio, dentro del grupo Estilos,
seleccionar el botón de “Formato condicional”, tal como muestra la siguiente
imagen.
¡Luego eliges el tipo de formato condicional que deseas y listo!
TIPOS DE FORMATOS CONDICIONALES
Existen diferentes tipos de
formatos condicionales en Excel, en este artículo aprenderás a utilizar los
seis más comunes.
REGLAS PARA RESALTAR CELDAS
A través de la herramienta
“Reglas para resaltar celdas” del formato condicional, podrás destacar celdas
que cumplan ciertos requisitos, como los siguientes:
Es mayor / menor que:
Destaca aquellas celdas con
valores mayores / menores al determinado.
Entre:
Destaca aquellas celdas
que su valor se encuentre entre dos valores determinados.
Es igual a:
Destaca aquellas celdas que
contengan el mismo valor que el determinado.
Texto que contiene:
Destaca aquellas celdas que
contengan el mismo texto determinado.
Una fecha:
Destaca aquellas
celdas que correspondan a la fecha determinada, por ejemplo, ayer.
Valores duplicados:
Destacará aquellas celdas que
tengan valores idénticos.
De cada uno de estos modos de
formato condicional puedes elegir el formato que quieras, como el color de
fuente, fondo de celda, bordes, entre otros.
Para
entender cómo funciona este tipo de formato condicional de Excel veamos un
ejemplo simple. Consideremos la siguiente lista de personas con sus
respectivas edades. Supongamos que queremos destacar en amarillo aquellas
edades mayores a 50 años.
1.
Selecciona el rango de celdas que contiene las edades.
2. En la pestaña “Inicio” haz
click en “Formato condicional”
3. Como buscamos resaltar ciertas celdas, haz
click en “Reglas para resaltar celdas”. Se abrirá un nuevo menú de
opciones, pero como buscamos edades mayores a 50 años, debemos hacer click en
“Es mayor que…”
4. Se abrirá un cuadro de
diálogo llamado “Es mayor que”. En él debemos escribir el requisito
determinado, en este caso, como la edad debe ser mayor a 50, debemos escribir
el número “50”. También nos da la opción de elegir el tipo de formato, en
nuestro caso, queremos que se destaque en color amarillo, por lo tanto,
elegimos la segunda opción.
5. Haz click en “Aceptar”.
Podemos
ver que el formato condicional destacó en amarillo sólo aquellas celdas que
contienen una edad mayor a 50.
6.
Si el valor de una edad cambia, el formato condicional de Excel verificará si
es mayor a 50, y si lo cumple, destacará automáticamente esa celda. Por
ejemplo, si cambiamos la edad de Juan Vargas a 65, podemos ver que se destacará
en amarillo.
REGLAS SUPERIORES E INFERIORES
A través de la herramienta
“Reglas para valores superiores o inferiores” del formato condicional, podrás
destacar celdas que cumplan ciertos requisitos, como las siguientes:
10 superiores:
Destaca aquellas celdas que
contengan los 10 valores con mayor valor dentro del rango de celdas.
Además, da la opción de cambiar el número 10 por cualquier otro.
10% de valores superiores:
Destacará el 10% de las celdas
totales que contengan los valores mayores.
10 inferiores:
Destaca aquellas celdas que
contengan los 10 valores con menor valor dentro del rango de celdas.
Además, da la opción de cambiar el número 10 por cualquier otro.
10% de valores inferiores:
Destacará el 10% de las celdas
totales que contengan los valores menores.
Por encima del promedio:
Destacará aquellas celdas que
sean mayores al promedio de las celdas seleccionadas.
Por debajo del promedio:
Destacará aquellas celdas que
sean menores al promedio de las celdas seleccionadas.
Continuando
con el ejemplo, ahora deseamos conocer aquellas edades que se encuentran sobre
la edad promedio.
1.
Selecciona el rango de celdas que contiene las edades.
1. En la pestaña “Inicio” haz
click en “Formato condicional”, luego haz click en “Reglas para valores
superiores o inferiores”. Se abrirá un nuevo menú de opciones, pero como
buscamos aquellas edades mayores al promedio debemos hacer click en “Por encima
del promedio…”
2. Se abrirá un cuadro de
diálogo llamado “Superior al promedio”, en el debemos de elegir el tipo de
formato, en nuestro caso, queremos que se destaque en color rojo, por lo tanto,
elegimos la primera opción.
3. Haz click en “Aceptar”
Podemos ver que el formato
condicional destacó en rojo sólo aquellas edades que se encuentran sobre el
promedio.
BARRAS DE DATOS
Este tipo de formato condicional permite crear un pequeño gráfico por cada valor lo cual facilita la comparación de valores. Cada valor se representa en una celda nueva, en donde su longitud dependerá del valor correspondiente y será relativa al resto de los valores.
Para
entender de mejor manera este tipo de formato condicional, apliquémoslo a
nuestro ejemplo de las edades. Queremos ver cómo se ven gráficamente las
edades de cada persona en comparación a las demás edades.
Selecciona
el rango de celdas que contiene las edades.
En
la pestaña “Inicio” haz click en “Formato condicional”, luego haz click en
“Barras de datos”. Se abrirá un nuevo menú de opciones con diferentes
colores a elegir, nosotros elegiremos el celeste degradado.
Listo! Podemos ver que el valor más alto, es decir, la edad de Rosa, es la que tiene la barra más larga y a partir de dicho valor las barras tendrán un menor tamaño.
ESCALAS DE COLOR
Este tipo de formato condicional permite modificar el fondo de una celda de acuerdo a su cercanía con los valores máximo y mínimo dentro del rango de datos seleccionado. La tonalidad de cada celda dependerá de la cercanía con cualquiera de estos dos extremos.
Para
entender de mejor manera este tipo de formato condicional, apliquémoslo a
nuestro ejemplo de las edades.
Selecciona
el rango de celdas que contiene las edades.
En
la pestaña “Inicio” haz click en “Formato condicional”, luego haz click en
“Escalas de color”. Se abrirá un nuevo menú de opciones con diferentes
colores a elegir, nosotros elegiremos la primera opción que consiste en los
tonos entre verde y rojo.
Listo! Podemos ver que el valor más alto, Rosa, es la que tiene la barra verde y la menor, Viviana, la barra roja. Las demás edades varían sus tonos dependiendo que tan cercanos son a estos valores.
CONJUNTOS DE ICONOS
El formato condicional de
conjunto de iconos permite marcar aquellas celdas con los iconos que desees
dependiendo de los valores del conjunto de datos que tengamos.
Apliquemos
este formato a nuestro ejemplo para entender de mejor manera.
·
Selecciona el rango
de celdas que contiene las edades.
·
En la pestaña
“Inicio” haz click en “Formato condicional”, luego haz click en “Conjunto de
iconos”. Se abrirá un nuevo menú de opciones con diferentes colores y formas a
elegir nosotros elegiremos la primera opción que consiste en el conjunto de
tres flechas.
·
Listo! Podemos ver
que las flechas varían su color dependiendo de qué tan alto es el valor de la
edad. La edad de Rosa que es a mayor tiene una flecha verde, en cambio,
la menor, Viviana, tiene una flecha roja.
Formato condicional con fórmulas
Otra forma de utilizar el formato condicional de Excel, es aplicar una fórmula, en donde Excel destacará aquellas celdas que cumplen con la fórmula determinada. Debemos saber que las fórmulas en formato condicional deben evaluarse como VERDADERO o FALSO.
Ahora, deseamos conocer aquellas edades que son impares. Para esto, debemos utilizar la función ES.IMPAR, esta función devuelve VERDADERO si el número es impar y FALSO si es par.
1. Selecciona el rango de celdas que contiene las edades.
2. En la pestaña “Inicio” haz
click en “Formato condicional”, luego haz click en “Nueva regla”
3.Se abrirá un cuadro de
diálogo llamado “Nueva regla de formato” dentro de la lista de opciones,
debemos seleccionar la “Utilice una fórmula que determine las celdas para
aplicar formato.”
4. En el cuadro inferior
debemos insertar la función, en este caso, ES.IMPAR.
7. Haz click en “Aceptar” en
ambos cuadros de diálogo.
Podemos ver que el formato
condicional con fórmula destacó en celeste sólo aquellas celdas con edades
impares.
Veamos otro ejemplo.
Ahora, deseamos conocer aquellas personas con el apellido “Soto”, para esto,
debemos utilizar una fórmula que le diga al formato condicional que busque en
las celdas de apellidos, aquellas que contengan la palabra “Soto”.
1. Selecciona las celdas que contengan los apellidos.
2. Al igual que en el ejemplo
anterior, haz click en “Formato condicional”, luego en “Nueva regla”. En
el cuadro de diálogo llamado “Nueva regla de formato” dentro de la lista de
opciones, haz click en “Utilice una fórmula que determine las celdas para
aplicar formato.” En la casilla inferior debemos escribir la fórmula.
La fórmula
le dirá a la regla que destaque aquellas celdas que sean iguales a la palabra
“Soto”
3. Elegimos un formato para el destacado. En este caso,
elegimos el color verde.
4. Hacemos click en “Aceptar”.
Podemos
ver que el formato condicional destacó en verde aquellas celdas que contienen
la palabra “Soto”, en este caso, sólo una persona tiene el apellido Soto.
Si
quieres conocer más sobre esta herramienta de Excel, te recomendamos ver el
siguiente video. En el podrás conocer más formas de cómo utilizar el
formato condicional.
BORRAR
REGLAS DE FORMATO CONDICIONAL
Para
eliminar las reglas de formato condicional utilizadas, Excel permite borrar
sólo algunas o todas las reglas de formato condicional de la hoja.
1. Selecciona el rango de celdas que contiene la regla de formato condicional, en este caso, las edades.
2. En la pestaña “Inicio”
selecciona “Formato condicional”
3. Haz click en “Borrar reglas”. Se abrirá un nuevo menú de opciones, pero como queremos borrar la regla que pusimos sobre las edades, debemos hacer click en “Borrar reglas de las celdas seleccionadas”
4. Podemos ver que ninguna celda de nuestra tabla de datos se encuentra destacada.
EJEMPLOS DE FORMATOS CONDICIONALES
Resaltar celdas duplicadas con
color
El formato condicional de
Excel también permite resaltar duplicados en nuestros datos. Esta opción
funciona para todo tipo de datos, ya sean números, textos, fechas, entre
otras.
Veamos un ejemplo en donde
tenemos el monto vendido a cada cliente dentro de un mes. Nos gustaría
saber quiénes son los clientes que compran más de una vez al mes. Para
poder resaltar los valores duplicados sigue los siguientes pasos:
Selecciona los datos que
deseas analizar.
En la pestaña “Inicio” haz click en “Formato condicional”, luego haz click en “Resaltar reglas de celdas”. Se abrirá un nuevo menú de opciones y haz click en “Valores duplicados”.
Listo!
Vemos que algunas celdas se destacaron en color rojo porque tienen un valor que
se repite al menos de una vez. Las celdas que no se destacaron es porque
contiene un valor que no se repite.
Podemos ver que aquellos
clientes que compran más de una vez son Ana, Gabriel y Laura.
Ejemplo 2
Supongamos que tenemos la temperatura máxima del mes de enero de diferentes años y deseamos analizar si la temperatura ha ido aumentando o disminuyendo año a año.
Para
esto podemos utilizar varios tipos de formato condicional, pero para verlo de
manera visual, utilizaremos el formato de escalas de color.
Seleccionamos
las temperaturas máximas de enero.
Luego
hacemos click en “Formato condicional”, luego en “Escalas de color”
Generalmente representamos las altas temperaturas con el color rojo y las bajas temperaturas al azul, es por esto que elegimos la escala de color que contiene aquellos colores. Es importante saber que el color que aparece arriba será asociado a los números más altos y el de abajo a los valores menores, por esto, elegimos la escala que comienza en rojo y termina en azul.
Listo! Podemos ver que, a pesar de que la temperatura aumenta y disminuye a través de los años, presenta cierto aumento de temperatura.
Ejemplo 3
Supongamos que tenemos una base de datos con los datos personales de diferentes personas y necesitamos conocer quienes son hombres y tienen más de 20 años.
Podemos
ver que debemos realizar dos formatos condicionales, uno para el sexo y otro
para la edad.
Comencemos
con el formato para el sexo. Para esto podemos utilizar “Reglas para
resaltar celdas” y usar el formato “Es igual a”.
Seleccionamos
el rango de datos del sexo y dentro de Reglas para resaltar celdas hacemos
click en “Es igual a”.
En el cuadro de texto debemos decir que queremos que destaque aquellas celdas que son igual a “Hombre”, por lo tanto, escribimos =”Hombre”.
Ahora, para identificar a las personas mayores a 20 años, podemos utilizar el tipo de formato “Reglas para resaltar celdas” y usar el formato “Es mayor que”.
Seleccionamos
el rango de datos de la edad y dentro de Reglas para resaltar celdas hacemos
click en “Es mayor que”.
En el cuadro de texto debemos decir que queremos que destaque aquellas celdas que son mayores a 20, por lo tanto, escribimos 20.
Hacemos click en Aceptar y listo, ya tenemos destacados en color amarillo aquellas personas que tienen más de 20 años.
Ahora podemos ver quienes son hombres y tienen más de 20 años ya que deben tener ambas celdas destacadas, por lo tanto, sabemos que Tomás, Pablo y Martín cumplen ambos requisitos.
